هفت توصیه برای بهبود اوضاع شرکت
بدون شک هدف هر شرکتی قدم نهادن در مسیر موفقیت و پیشرفت است. با این حال در این رابطه نکته‌ای که تقریبا همگان نسبت به آن غافل هستند این است که صرفا نباید پیشرفت مدنظر قرار گیرد و کیفیت و سرعت آن نیز از عوامل مهم و تأثیرگذاری است که باید همواره مورد توجه باشد.
در این راستا آشنایی به اقداماتی که می‌تواند شما را در پیشرفتی درست و منطقی یاری کند، نخستین قدم محسوب می‌شود. توجه به این نکته ضروری است که با توجه به بازار رقابتی حال حاضر اقدامات اشتباه یا حتی کم بازده شما می‌تواند عرصه رقابت را بر شما تنگ یا به طور کامل حذف کند. در همین راستا در ادامه به معرفی مواردی که می‌تواند در این رابطه تأثیرگذار باشد، می‌پردازیم.
۱- از تکنولوژی برای انجام کارها استفاده کنید
در هر شرکتی همواره یک سری اقدامات وجود دارد که کاملا ضروری بوده، با این حال در صورت پرداختن به آن‌ها ممکن است برای کارهای اصلی با کمبود وقت مواجه شوید. برای مثال محاسبه و پرداخت حقوق پرسنل، بازدید از بخش‌های مختلف شرکت و نظایر این امور از جمله اقداماتی هستند که مدیران باید مورد توجه خود قرار دهند. با توجه به مشکلاتی که وجود دارد توصیه می‌شود هرگونه فعالیتی را که پتانسیل اتوماتیک شدن دارد، رها کنید. این امر تنها مربوط به بخش مدیریت نبوده و در تمامی قسمت‌های شرکت می‌توانید به این شکل عمل کنید.
برای مثال در رابطه با بازدید از شرکت می‌توانید با نصب دوربین‌های مداربسته در کسری از ثانیه به این هدف خود دست پیدا کنید یا در رابطه با پرداخت حقوق یک سیستم اینترنتی بانکی می‌تواند گره‌گشا باشد.
۲- کارمندان خود را به ارتباط مستقیم با یکدیگر تشویق کنید
یکی از الزامات تیم کاری خوب این است که اعضای آن با یکدیگر ارتباطی مستقر و خوب داشته باشند. امروزه با رشد اینترنت و همه‌گیر شدن شبکه‌های ارتباطی مجازی، ارتباط مستقیم کمتر رخ داده و این امر خصوصا برای محیط‌های کاری آفت محسوب می‌شود. اگرچه شبکه‌های ارتباطی نظیر اسکایپ باعث افزایش سرعت ارتباطات شده، با این حال ضروری است ارتباط مستقیم افراد با یکدیگر حفظ شود، البته این امر به معنای کنار گذاشتن تکنولوژی نبوده و بدون تردید مزیت‌های بسیاری نیز دارد. با این حال در جایگاه مدیر شرکت لازم است به نحوی حرفه‌ای و درست آن را مدیریت کنید تا ارتباطات در سطح ایده‌آل باقی بماند. از جمله اقداماتی که امروزه شرکت‌ها در راستای کاهش استفاده از ارتباط اینترنتی کارکنان خود استفاده می‌کنند، اعمال محدودیت‌های مشخص برای فرستادن پیام است.
برای مثال می‌توانید محدودیت ۲۰ کلمه‌ای برای پیام‌ها قرار دهید تا در صورت نیاز به صحبت‌های مهم و طولانی افراد محبور باشند به سراغ یکدیگر بروند.
۳- وقفه‌های موجود را کاهش دهید
از جمله معضلات هر کارمندی، مسئله کمبود وقت است. اگرچه هرکسی برای خود برنامه‌ای در راستای مدیریت آن دارد با این حال همه آن‌ها جنبه شخصی داشته و به همین خاطر کمبود یک برنامه جامع احساس می‌شود. در همین راستا بهترین فرد برای انجام این امر، مدیر هر شرکت است. برای این اقدام لازم نیست کاری سخت انجام دهید یا وقت زیادی برای برنامه‌ریزی صرف کنید. تنها کافی است اقداماتی را که کارکنان را از وظایف اصلی خود دور می‌سازد حذف یا به نحوی خلاقانه تغییر دهید.
برای مثال ممکن است زمان صرف ناهار بسیار وقت‌گیر و طولانی باشد. برای این امر می‌توانید از مسئول بخش نظافت بخواهید غذای هر فرد را سر ساعتی مشخص تحویل داده و طبق زمان معین شده جمع آوری کند. بدون تردید اقدامات وقت‌گیر تنها شامل زمان ناهار نبوده، با این حال با توجه به این امر که این گونه موارد برای هر شرکتی متفاوت است از ارائه توضیحات بیشتر خودداری می‌کنیم.
۴- به جای حذف جلسات ساعت آن را محدود کنید
بدون تردید جلسات کاری از اهمیت بسیار زیادی برای روند رو به جلوی شرکت برخوردار است. با این حال میزان زمان آن معمولا بیش از حد انتظار طول کشیده و به همین خاطر مدیران به فکر حذف آن‌ها می‌افتند. در این رابطه توصیه می‌شود به جای حذف، اهداف جلسه را به طور مشخص تعیین کرده و حداکثر زمان هر یک را مشخص کنید. با این اقدام دیگر افراد از پرداختن به موضوعاتی متفرق جلوگیری کرده و منظور خود را به بیانی مختصر مطرح خواهند کرد که بدون شک امری مثبت خواهد بود.
نکته دیگری که باید همواره مورد توجه قرار گیرد این است که وجود جلساتی مستقر با همه یا تک‌تک کارکنان نیز امری مهم بوده که امروزه به علت مشغله کاری مدیران و تصور بی‌اهمیت بودن آن، مورد غفلت قرار می‌گیرد که باید به روشی منطقی صورت گیرد. در رابطه با این گونه جلسات الزامی به حضور فیزیکی افراد در مکانی مشخص نبوده و حتی در گروه‌های شبکه‌های اجتماعی نیز می‌تواند صورت گیرد.
۵- روی انجام تنها یک کار تمرکز کرده و از پرداختن به چندین فعالیت به طور هم‌زمان دوری کنید
پرکار بودن از جمله خصلت‌های مثبت افراد محسوب می‌شود و به همین خاطر همه افراد در تلاش هستند تا کارهای بیشتری را به طور هم‌زمان انجام دهند. این امر در رابطه با امور کم اهمیت، اقدامی مثبت محسوب می‌شود، با این حال در رابطه با وظایف اصلی شما، دیگر نمی‌توان با جدیت نسبت به اثربخش بودن آن نظر داد. اگرچه هر فردی با دیگری متفاوت بوده از از ظرفیت‌ها، استعدادها و آستانه تحمل متفاوتی برخوردار است، با این حال به طور معمول بهتر است تمرکز خود را تنها روی یک کار گذاشته و پس از پایان یافتن آن اقدام به شروع فعالیتی جدید کنید. با این کار در پایان ساعت کاری با حجم بیشتر و کیفیت بالاتری از کارهای انجام شده مواجه خواهید شد.
۶- بدانید که چه موقع باید اقدامات خود را متوقف سازید
استمرار و ممارست در انجام کارها امری مطلوب محسوب می‌شود که نشان دهنده سرسختی و شجاعت شما است. با این حال در صورتی که در راستای هدف و برنامه‌ای نادرست باشد دیگر این امر برای شما سودمند نخواهد بود. به همین خاطر لازم است به این بینش دست پیدا کنید که هر کسی ممکن است اشتباه کند. با این حال نباید برای سرپوش نهادن روی آن تصمیم نادرست خود را ادامه دهید. در این گونه مواقع لازم است این توانایی را در خود ایجاد کنید که هر موقع که لازم است تصمیمات خود را متوقف کرده یا به طور کامل کنار بگذارید.
۷- فرهنگ کاری خاص خود را ایجاد کنید
این امر که تمامی کارمندان در ارتباط با مشتری و سایر ارتباطات خود به نحوی مشخص و با توجه به چارچوبی تعیین شده عمل کنند، امری است که در راستای حرفه‌ای شدن و بهبود جایگاه شرکت بسیار ضروری است. با این حال اکثر شرکت‌ها بنا به دلایلی از این امر خودداری کرده و از فرهنگ سازمانی و کاری سایر شرکت‌ها استفاده می‌کنند. اگر چه الگوبرداری از فرهنگ سایر رقبا امری مناسب محسوب می‌شود، با این حال این امر در صورتی است که از دایره الگوبرداری خارج نشود. در واقع کپی‌برداری مطلق از فرهنگی دیگر با توجه به این امر که فرهنگ هر شرکت با توجه به نیاز آن طرح‌ریزی و اجرا شده است، تصمیمی هوشمندانه نخواهد بود.
منبع: فرصت امروز